~定例&イベントMTGの進め方~

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①MTGは出席者全員が平等に発言し、ディスカッションする事が大切!!

 

⇒出席者全員が知識や経験や意見の交換を積極的に行い、目的を達成するために各メンバーが何を立案

し行動すれば目的達成に近づけるのかお互いに努力が必要。

 

⇒各メンバーのベクトルを調整・合わせる事でチームとして大きな力を出すことができる。

 

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②MTGは「とにかく結論を出せば良い」ものではない!!

 

⇒進行役はMTGを進める中で結論を出すことばかりに気を取られがちだが、本当は出席メンバーの合意を得ながら、全員が納得しながら結論を導き出す事が大切。

 

⇒メンバー全員で納得して決まった結論なら従ってもらえるし、個人で考える以上の考えが作り出される。

 

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③MTGの成否は目的と方法で決まる!!

 

⇒進行役は問題解決や企画立案のためにMTGを開くので、何のためにMTGを開くのか、 その目的とディスカッション形式を事前に決めておくことが必要。

 

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④MTGは必要な時にだけ開く!!

 

⇒MTGを開く機会が必要かどうか検討する事が大切。

 

⇒個別の話し合いや、文書回覧で対処できることはMTGを開く必要はない。

 

 

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⑤MTGメンバーは出席者を絞る!!

 

⇒望ましい人数は最小3名から最大10名以内である。

 

⇒人選については目的やテーマにふさわしい人を選び出すことが大切。

 

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⑥MTGは時間厳守を習慣化づける!!

 

⇒MTG開始の5分前には全員着席。

 

⇒1回のMTG時間は2時間以内が理想的。

 

⇒出席者が・なくてもMTGは定刻通りスタート。

 

⇒遅れる場合はその旨を連絡する。

 

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⑦進行役は事前にMTG計画を立案しておく【A】!!

 

⇒このMTGの目的は何か?

 

⇒MTGを開く必要はあるか、別の方法で処理できないか?

 

⇒MTGの議題は準備したか?

 

⇒各議題の時間配分は大丈夫か?

 

⇒出席メンバーは適切か?

 

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⑧進行役は事前にMTG計画を立案しておく【B】!!

 

⇒出席予定者全員に【時間】【場所】【議題内容】を事前に予告したか?

 

⇒必要な資料は集めたか?

 

⇒ディスカッションをリードするためのアウトラインは用意したか?

 

⇒決定の是非や方法はどうするのか?

 

⇒どんな結論が予想できるのか?

 

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⑨進行役はディスカッションを刺激・誘導・コントロールする!!

 

⇒進行役はディスカッションに秩序を与えたり、的確な意思決定を行ったして、上手く進むようにコントロールする必要がある。

 

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⑩出席メンバーは、MTGの目標と決定が実現されるように協力することが必要!!

 

⇒進行役が示した議事予定の大筋から外れないように発言する。

 

⇒MTGの目的に関係ない議案を持ち込むことは極力避ける。

 

⇒進行役が事前に示した議題内容について各メンバーは事前に考えてからMTGに出席する。

 

⇒MTGの場は、アイディアを考える場ではなく、メンバー同士の意見交換をしつつチームとして一つの意見にまとめる為の時間として活用する。

 

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⑪他の人の話をよく聴く!!

 

⇒聴くということは、MTG参加者にとって責任があると同時に重要なコミュニケーション手段である。

 

⇒人が話している間、基本的な事実、情報、意見など何でも簡単にメモをとることはきわめて有益である。

 

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⑫上手な質問はMTGの活性剤となる!!

 

⇒進行役は、全員が発言する事を心がけるだけでなく、うまい質問を投げかけることによって、ディスカッションを活発にするように努める事が大切。

 

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⑬進行役は随時ディスカッションのまとめをすること!!

 

⇒通常3~5発言で1回分のまとめをすると良い。

 

⇒まとめをする事で話の焦点がハッキリしてブレない。

 

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⑭MTGメンバーの発言は要領よく簡潔に!!

 

⇒1回の発言時間は1分間で十分である。

 

⇒一度にいくつもの案件について続けて話をしない。

 

⇒1回につき1つずつ発言し、何回もディスカッションに加わる事で他のメンバーが発言できる機会を設ける。

 

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⑮進行役が決定を迫られたときには、結果の影響をよく考え最善の決定をする!!

 

⇒頭の中で考えた「計画」と、いざ本番を迎えて「行動」するのとでは違いがある。

 

⇒進行役は「予定計画」と、実際の「本番行動」とのズレを考慮に入れながら最良の決断をする。

 

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⑯MTGメンバーは、理由や根拠を示し多面的・根本的・長期的ビジョンで発言をする!!

 

⇒何となく思ったことや感じたことの発言は、ディスカッションのロスが多くなるので、極力避ける。

 

⇒物事を一面的ではなく、より多面的に様々な角度から考えて発言することを心がける。

 

⇒物事の枝葉末節にこだわることなく、より根本的な観点から発言をするように心がける。

 

⇒物事を短期的ではなく、より長期的観点から考えて発言する事を心がける。

 

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⑰MTG終了時、進行役はメンバー全員と結論を確認する!!

 

⇒決定事項を全員で共有し、目標に向けて行動する事の確約をとりつける。

 

⇒決まった内容については、具体的に【なにを!】【だれが!】【いつまでに!】実行するのかを明確にする。

 

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⑱進行役はMTG閉会時に今後のMTG予定の周知をする!!

 

⇒時間切れでディスカッションが未了ならば次回のMTG開催の確約をとりつける。

 

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⑲進行役は記録の内容について責任を持つ!!

 

⇒MTGの結論は、今後の活動に大きな影響を及ぼすので、その内容に間違いがないよう気を付ける。

 

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⑳進行役はMTG終了後、MTG議事録を作成し、出席者全員に周知を徹底する!!

 

⇒進行役は概略でも良いので早急にMTG議事録を作成・周知する。

 

⇒議事録の早期作成で出席者のモチベーションが下がるのを防げるし、早期行動にもつながる。

 

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